ADMIN - Crew Purser (Ocean)

FUNCȚII ESENȚIALE

• Abordare proactivă în rezolvarea problemelor;

• Tratează membrii echipajului ca pe clienți interni;

• Este responsabil(ă) în ultimă instanță pentru toate operațiunile din Biroul Echipajului;

• Supraveghează, instruiește și ghidează al doilea purser pentru echipaj și administratorul echipajului;

• Auditează fondurile gestionate de administratorul echipajului și al doilea purser;

• Responsabil(ă) pentru procesul de vamă al navei în ceea ce privește toate aspectele legate de echipaj;

• Colaborează cu agenții portuari pentru aranjarea vizelor pentru debarcarea echipajului;

• Participă la procesul de vamă al navei, gestionând toate problemele legate de echipaj cu agenții și autoritățile;

• Aranjează transportul și cazarea membrilor echipajului care debarcă, împreună cu agentul portuar;

• Se ocupă de sarcinile legate de plecarea echipajului, cu excepția trimiterii/distribuirii listelor de mișcare și manifestelor echipajului;

• Îi înregistrează (sign on) pe noii membri ai echipajului;

• Se asigură că toate procedurile de înregistrare (sign on) sunt completate corect;

• Se asigură că toate procedurile de debarcare (sign off) sunt completate corect;

• Programează și conduce ședința de informare pentru debarcarea echipajului;

• Însoțește echipajul prin terminal în porturile din SUA;

• Asistă echipajul în timpul programului de lucru al biroului, în privința întrebărilor legate de salariu;

• Procesează toate cererile pentru carduri FOB, asigurându-se că criteriile sunt îndeplinite;

• Autorizează eliberarea pașapoartelor către echipaj, cu acordul șefului de departament;

• Trimite și centralizează solicitările de concediu, comunicând cu departamentul de HR de la sediu;

• Realizează repartizarea cabinelor pentru echipaj;

• Se ocupă de solicitările pentru înlocuirea uniformelor OCI, asigurându-se că toate condițiile sunt respectate;

• Este responsabil(ă) în ultimă instanță pentru întregul proces de salarizare;

• Activează contractele de salariu ale echipajului în sistemul MXP;

• Revizuiește rapoartele de cheltuieli pregătite de al doilea purser, înainte de a solicita semnătura purserului șef;

• Verifică dacă s-au reținut taxele din SUA pentru toți rezidenții americani, comparând cu raportul fiscal MXP pentru cei care au număr de securitate socială (SSN);

• Verifică corectitudinea datelor de debarcare ale echipajului și a calculului salariului aferent plecării;

• Se ocupă de configurarea transferurilor bancare, aprobări și reconcilierea rapoartelor intermediare și de sfârșit de lună într-un sistem special;

• Gestionează toate procedurile administrative pe site-ul Travel Ex pentru transferurile de mijloc de lună;

• Rulează și echilibrează toate rapoartele intermediare și de sfârșit de lună;

• Verifică dacă jurnalul de salarizare se potrivește cu foaia de adăugiri și deduceri;

• Verifică dacă s-a plătit contractul de 12 luni la bord în luna curentă;

• Echilibrează avansurile de numerar cu suma reală după debarcări și avansurile intermediare și de sfârșit de lună;

• Pregătește pachetul de salarizare de sfârșit de lună și obține semnătura purserului șef;

• Se asigură că toate pachetele de salarizare sunt păstrate sau distruse conform politicii de retenție;

• Facilitează instruirea noilor purseri pentru echipaj;

• Instruiește și oferă suport pentru al doilea purser pentru echipaj și pentru administratorul echipajului;

• Participă la exercițiile de siguranță pentru echipaj și pasageri conform instrucțiunilor comandantului navei;

• Respectă regulamentele companiei privind siguranța și prevenirea poluării;

CERINȚE:

EDUCAȚIE

• Cunoștințe de Microsoft Office Suite, Fidelio Cruise, Micros Fidelio Point of Sale și MXP;

• Înțelegerea standardelor de cel mai înalt nivel în materie de servicii;

• Abilități excelente de administrare;

ABILITĂȚI / CERINȚE FIZICE

• Abilități excelente de comunicare;

• Respect față de toți colegii și oaspeții;

• Mândrie în muncă prin crearea unei atmosfere pozitive, energice și distractive;

• Personalitate sociabilă, deschisă și flexibilă.